Najczęściej zadawane pytania:

 

1.    Czym jest VIES?

 

VIES (VAT Information and Exchange System) to system informatyczny umożliwiający weryfikację podatników VAT podmiotów gospodarczych, zarejestrowanych jako dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych. Korzystając z wyszukiwarki, użytkownik może sprawdzić, czy dany przedsiębiorca jest zarejestrowany jako prowadzący handel na terenie Unii Europejskiej.
VIES został stworzony przez Komisję Europejską, a dane do systemu pochodzą z krajowych baz danych.

2.    Jak korzystać z weryfikacji VIES?

 

Aby sprawdzić kontrahenta w systemie VIES, należy podać państwo członkowskie Unii Europejskiej, z którego pochodzi przedsiębiorca oraz jego numer VAT UE.
Wyniki, jakie można otrzymać z systemu to potwierdzenie, że numer VAT jest aktywny lub informacja, iż numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej jest nieważny.

3.    Dlaczego VIES nie znalazł podmiotu?

 

Jeśli okaże się, że wyszukiwarka VIES nie odnalazła podanego numeru VAT, możliwe że numer VAT nie istnieje, nie został aktywowany dla potrzeb transakcji wspólnotowych, rejestracja numeru nie została jeszcze zakończona lub podmiot został wykreślony z bazy podatników unijnych, na skutek np. niedokonywania transakcji wewnątrz wspólnotowych.
Oczywiście w pierwszej kolejności warto upewnić się, czy poprawnie wpisaliśmy numer VAT-UE, ewentualnie skontaktować się z kontrahentem i zapytać, czy dany numer jest poprawny. Jeśli utrzymuje on, że podane dane są prawidłowe, a VIES wskazuje inaczej, przedsiębiorca ten powinien skontaktować się z organem administracji podatkowej, w celu wyjaśnienia tej sytuacji bądź zaktualizowania danych.

4.    Po co sprawdzać VIES?

 

Weryfikacja kontrahenta w VIES jest konieczna w przypadku chęci zastosowania 0% stawki VAT. By dokonać transakcji  WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), obydwie strony muszą być podatnikami zarejestrowanymi dla celów WDT. 

5.    Czym jest WDT?

 

WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) to sprzedaż i wywóz towaru do innego kraju Unii Europejskiej,  objęta ulgami podatkowymi. Stawka VAT dla WDT wynosi 0%.

 

6.    Kto jest uprawniony do stosowania stawki WDT?

 

Aby móc stosować stawkę WDT tj. 0 % VAT, należy spełnić kilka warunków. Przede wszystkim kontrahent powinien posiadać numer identyfikacyjny do transakcji wewnątrzwspólnotowej i wskazać go na fakturze potwierdzającej dokonanie sprzedaży. Podatnik musi również posiadać dowody na dostarczenie towaru do nabywcy na terytorium UE. W przyszłości nastąpią jednak zmiany, wynikające z dostosowania polskiego prawa, do prawa UE. Od stycznia 2020 r. wystarczy uznanie numeru VAT-UE nabywcy oraz złożenie informacji podsumowującej VAT-UE. 

7.    Czy system pokazuje również inne informacje?

 

Nie, system VIES umożliwia tylko sprawdzenie, czy dany podmiot jest płatnikiem VAT na terenie Unii Europejskiej.

 

8.    Dlaczego, przy niektórych wyszukiwaniach pojawia się nazwa i adres płatnika VAT, a przy innych nie?

 

Nie wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej zezwalają na wyświetlanie adresu i nazwy podatnika, którego VAT-EU wyszukujemy. Jeśli po wpisaniu numeru VAT-EU, zobaczymy, że numer jest ważny, ale nie pojawi się nazwa i adres kontrahenta, będzie to oznaczało, że dane państwo członkowskie nie zezwala  na udostępnianie tych danych.

9.    Jakie formy spółek są dostępne, w systemie VIES?

 

W systemie VIES, można odszukać następujące formy spółek:
ES-1    Persona física – Osoba fizyczna
ES-2    Sociedad Anónima – Spółka Akcyjna (S.A.);
ES-3    Sociedad Limitada – Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.;
ES-4    Sociedad Colectiva
ES-5    Sociedad Comanditaria – Spółka komandytowa (sp. k./ SC);
ES-6    Comunidad de Bienes
ES-7    Cooperativa
ES-8    Asociación y otro tipo
ES-9    Comunidad de Propietarios
ES-10    Sociedades civiles c/s Personal. Jurídica
ES-11    Entidades Extranjeras
ES-12    Corporación Local
ES-13    Organismo público
ES-14    Congregaciones e Instituciones religiosas
ES-15    Organismo de la Administración del Estado o Comunidades Autónomas (CCAA)
ES-16    Unión temporal de empresas
ES-17    Otros tipos no definidos
ES-18    Establecimiento permanente de entidad no residente

10.    Skąd pochodzą informacje w systemie VIES?

 

Dane znajdujące się w VIES pochodzą z baz danych poszczególnych krajów członkowskich. W związku z tym, że niektóre państwa nie zezwalają na udostępnianie niektórych danych, informacje w VIES mogą zawierać potwierdzenie numeru płatnika VAT-UE wraz z nazwą firmy i jej adresem lub tylko informacje na temat ważności numeru płatnika.

11.    Kto jest zobowiązany do posiadania VAT-UE?

 

Obowiązek rejestracji na potrzeby VAT-UE ma każdy przedsiębiorca, który zamierza dokonać transakcji wewnątrzwspólnotowej, tj. w obrębie państw należących do Unii Europejskiej. W tym celu należy wypełnić formularz VAT-R. Jeśli przedsiębiorca jest już zarejestrowany jako czynny lub zwolniony podatnik VAT, na danym formularzu należy jedynie zgłosić aktualizację.

12.    Gdzie złożyć druk VAT-R?

 

Zgłoszenia druku rejestracyjnego VAT-R dokonuje się w urzędzie skarbowym osobiście, za pośrednictwem poczty lub elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego.

 

13.    Kiedy złożyć druk VAT-R?

 

Numer VAT-EU należy uzyskać przed pierwsza zagraniczną transakcją dokonaną na terenie Unii Europejskiej.

14.    Czym jest informacja podsumowująca VAT-UE?

 

Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach to rodzaj dokumentu sprawozdawczego, w którym podatnik wykazuje przeprowadzone w danym okresie transakcje wewnątrzwspólnotowe (dostawę towarów lub sprzedaż usług). Informację podsumowującą składa się do 25 dnia miesiąca po miesiącu, w którym doszło do transakcji.

15.    Czy informacja podsumowująca VAT-UE, to to samo, co VAT-7 lub VAT 7-K?

 

Informacja podsumowująca to nie to samo co deklaracja VAT-7/VAT 7-K. Dokumenty te należy składać niezależnie od informacji podsumowującej.

16.    Czy do informacji podsumowującej potrzebny jest ważny numer VAT?

 

Tak, aby  złożyć informację podsumowująca niezbędne jest wskazanie numeru VAT-UE dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego.

17.    Co robić, jeśli mój numer VAT-UE jest wyświetlany w systemie VIES, jako nieważny?

 

Dane na temat numeru VAT-UE, w systemie VIES, pochodzą z systemów administracji poszczególnych państw członkowskich. Jeśli nasz (wpisany poprawnie) numer VAT-UE wyświetla się, jako nieważny, powinniśmy zwrócić się do organów administracji państwowej, w celu wyjaśnienia tej sytuacji. W przypadku Polski, jest to Krajowa Administracja Skarbowa.

18.    Czy możliwe jest uzyskanie numeru VAT-UE po podaniu danych nazwy i adresu kontrahenta?

 

Nie jest możliwe wyszukanie numeru VAT-UE po podaniu nazwy i adresu kontrahenta.

19.    Jakie są prefiksy poszczególnych państw członkowskich, służące do oznaczenia kraju kontrahenta VAT-UE?

 

AT-Austria     
BE-Belgia     
BG-Bułgaria     
CY-Cypr     
CZ-Czechy     
DE–Niemcy     
DK-Dania     
EE-Estonia     
EL-Grecja     
ES-Hiszpania 
FI-Finlandia 
FR-Francja     
GB-Wielka Brytania     
HR-Chorwacja 
HU-Węgry     
IE-Irlandia          
IT-Włochy     
LT-Litwa     
LU-Luksemburg 
LV-Łotwa      
MT-Malta      
NL-Holandia      
PL-Polska      
PT-Portugalia 
RO-Rumunia     
SE-Szwecja     
SI-Słowenia     
SK-Słowacja    

20.    Mój kontrahent nie posiada ważnego numeru VAT, co robić w tej sytuacji?

 

Jeśli okaże się, że nasz kontrahent nie posiada numeru VAT-UE, dostawa nie będzie mogła zostać zwolniona z podatku VAT. Jeśli natomiast kontrahent twierdzi, że posiada VAT-UE, a system VIES błędnie wskazuje na jego nieważność, konieczne jest skontaktowanie się z organem administracji podatkowej właściwym, dla kraju członkowskiego, w którym kontrahent prowadzi działalność.

21.    Jak skontaktować się z organem administracji podatkowej danego kraju członkowskiego?

 

W celu korekty lub wyjaśnienia nieważności numeru VAT-EU konieczne jest skontaktowanie się z administracją podatkowa, która przydzieliła numer identyfikacyjny VAT:

- Austria (AT): https://service.bmf.gv.at/service/anwend/behoerden
- Belgia (BE): vat.validation@minfin.fed.be tel (+32) 2 5774030 http://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/intracommunautaire/numeros_de_tva_intracommunautaires/
- Bułgaria (BG): infocenter@nra.bg, Centrum informacyjne Krajowej Agencji Skarbowej: + 359 2 9859 6801
- Cypr (CY): http://www.mof.gov.cy/mof/tax/taxdep.nsf/page86_gr/page86_gr?opendocument
- Czechy (CZ): http://www.financnisprava.cz/cs/mezinarodni-spoluprace/mezinarodni-spoluprace-a-dph/dph-v-eu/overovani-dic-vat-id
- Niemcy (DE): https://evatr.bff-online.de/eVatR
- Dania (DK): https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Webreg_aendre_virksomhed__lukke_virksomhed
- Estonia (EE): vatnumber@emta.ee
- Grecja (EL): http://www.aade.gr/epicheireseis/phorologikes-yperesies/egkyroteta/egkyroteta-arithmoy-phpa-vies
- Hiszpania (ES): https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/tramitacion/ZZ09.shtml
- Finlandia (FI): http://www.vero.fi/fi-FI
- Francja (FR): http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23570.xhtml
- Wielka Brytania (GB): https://www.gov.uk/vat-registration/changes-to-your-details
- Chorwacja (HR): W przypadku zmiany wszelkich danych rejestracyjnych podatnika, należy skontaktować się z urzędem skarbowym.
- Węgry (HU): http://www.nav.gov.hu/nav/eu_adoszam
- Irlandia (IE): http://www.revenue.ie/en/contact/index.html
- Włochy (IT): http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/contatta
- Litwa (LT): VIES help desk - j.gukovas@vmi.lt oraz w celu uzyskania informacji i odpowiedzi na pytania w litewskim Państwowym Inspektoracie Podatkowym: http://www.vmi.lt/cms/en/mokesciu-informacijos-centro-kontaktai
- Luksemburg (LU): http://www.aed.public.lu/tva/immatriculation/modifications.html
- Łotwa (LV): https://www.vid.gov.lv/en/contact-us
- Malta (MT): albert.galea@gov.mt i glorianne.calleja@gov.mt punkt kontaktowy dotyczący korekty błędnych informacji przedsiębiorstwa: vat@gov.mt
- Holandia (NL): W przypadku zmiany adresu podatnicy powinni poinformować izbę handlową. W przypadku wszelkich innych zmian podatnicy powinni skontaktować się z (lokalnym) urzędem skarbowym.
-  Polska (PL): http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/jednostki-podlegle/znajdz-jednostke
- Portugalia (PT): dsifae-vies@at.gov.pt
- Rumunia (RO): http://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/asistenta_contribuabili/persoane_juridice/asistenta_prin_email/
Szwecja (SE): https://www.skatteverket.se/omskatteverket/kontaktaoss/eposta/stallenfraga.4.71004e4c133e23bf6db8000110925.html
- Słowenia (SI): http://www.fu.gov.si/kontakti/#c6688/
- Słowacja (SK): https://www.financnasprava.sk/sk/elektronicke-sluzby/verejne-sluzby/zoznamy https://www.financnasprava.sk/en/contact/financial-directorate-contact